Dossier Schengenvisum 2017

Op Thailandblog duiken regelmatig vragen op over Schengenvisums. In dit Schengenvisum dossier worden te belangrijkste aandachtspunten en vragen behandeld. Een goede en tijdige voorbereiding erg belangrijk is voor een voorspoedig verloop van de visumaanvraag.

(Dossier update: September 2017)

Onderstaand is de introductie van het dossier; in het volledige dossier worden dieper ingegaan op de materie en een veelvoud aan vragen beantwoord. Dit dossier is geschreven door Rob V. en probeert een handzame samenvatting te zijn van alle dingen waar je rekening mee moet houden bij een Schengenvisum. Het dossier is met name bedoeld voor in Europa of Thailand wonende lezers die een Thai (partner) willen laten overkomen naar Nederland of België voor een vakantie.

Het schengenvisum

Als een Thai naar Nederland of België wil komen voor een vakantie van ten hoogste 90 dagen is voor de meeste situaties een Schengenvisum vereist. Alleen Thai die in het bezit zijn van een geldige verblijfsvergunning uit één van de Schengenlidstaten of zij die in het bezit zijn van een ‘verblijfskaart voor gezinsleden van een burger van de Unie’ uit één van de EU landen hebben geen visum nodig om de Schengenlidstaten te bezoeken.

Het Schengengebied is een samenwerking van 26 Europese lidstaten die een gemeenschappelijk grens- en visumbeleid voeren. De lidstaten zijn dus aan dezelfde visumregels gebonden, deze zijn vastgelegd in de gemeenschappelijke Visum Code, EU verordening 810/2009/EG. Dit stelt reizigers in staat om zich binnen het hele Schengengebied te verplaatsen zonder onderlinge grenscontroles, visumplichtigen hebben slechts één visum -het Schengenvisum- nodig om de buitengrens van het Schengengebied te passeren.

Officieel heet dit visum een visum kort verblijf (VKV), of visum ‘type C’, maar in de volksmond ook wel ‘toeristenvisum ‘ genoemd. Voor lang verblijf (langer dan 90 dagen) is een verblijfsvergunning nodig, dat is een andere procedure waar dit dossier niet op in gaat.

De belangrijkste vereisten

De belangrijkste eisen op een rijtje, uiteraard kan het per individu en aanvraag verschillen wat er exact nodig is. In het algemeen toont de reiziger (is tevens de aanvrager van het visum) dat deze:

• In het bezit is van een geldig reisdocument (paspoort).
  – Het reisdocument moet nog 3 maanden langer geldig zijn dan het einde van de visumperiode, en mag niet ouder zijn dan 10 jaar.
• Zich de reis financieel kan veroorloven: heeft voldoende middelen van bestaan.
  – Voor Nederland is de eis 34 euro per dag per reiziger.
  – Voor België 95 euro per dag als hij/zij in een hotel verblijft of 45 euro per dag als de reiziger bij een particulier is gehuisvest.
  – Indien de reiziger zelf geen voldoende middelen heeft moet een garantsteller (de uitnodigende partij) borg staan. Men kijkt dan naar het inkomen van deze persoon, de referent.
• Papieren heeft met betrekking tot de verblijfplaats zoals een hotelreservering of bewijs van verblijf (logies) bij een particulier.
• Voor Nederland dient men voor dit het een origineel formulier ‘bewijs van garantstelling en/of particuliere logiesverstrekking’ in te vullen. Dit formulier moet bij de gemeente gelegaliseerd worden.
• Voor België een uitnodigingsbrief en een originele garantieverklaring die gelegaliseerd is door de gemeente.
• Een medische reisverzekering heeft voor het hele Schengengebied met een dekking van tenminste 30.000 euro. Vraag deze aan bij een verzekeraar die het geld (minus administratiekosten) terug stort bij een eventuele visum afwijzing.
• Een optie of reservering op een vliegticket heeft. Boek (betaal) het ticket pas als het visum is toegewezen! Een retour (reservering) is meteen één officieel erkend bewijsstuk dat terugkeer van de reiziger aannemelijker maakt.
• Aannemelijk maakt dat de hij/zij tijdig terug zal keren naar Thailand. Het gaat om een combinatie van bewijzen. Bijvoorbeeld eerdere visums voor (westerse) landen, een baan, bezit van onroerende goederen en andere zaken die een sterke sociale of economische binding met Thailand aantonen, zoals zorg voor minderjarige kinderen.
• Niet bij de Europese autoriteiten gesignaleerd staat en geen gevaar is voor de openbare orde of staatsveiligheid.
• Twee recente pasfoto’s die aan de vereiste voldoen.
• Een ingevuld en ondertekend aanvraagformulier voor een Schengenvisum.
• Een kopie van alle ingediende stukken. Tip: scan alles ook in zodat de aanvrager en referent een kopie hebben van alle ingediende stukken (bijvoorbeeld om aan de grens te tonen).

Waar moet ik een visum aanvragen?

Alleen de buitenlandse reiziger/gast kan een visum aanvragen, deze wordt ‘vreemdeling’ genoemd. De eventuele uitnodiger wordt de ‘referent‘ genoemd. Alleen de vreemdeling kan een visumaanvraag indienen.

Een aanvraag moet door de vreemdeling in persoon worden ingediend bij de lidstaat van het land van bestemming: de Nederlandse of Belgische ambassade of eventueel via een door deze ambassade aangewezen externe dienstverlener (VFS Global).

Wil iemand meerdere lidstaten bezoeken dan moet de aanvraag worden ingediend bij de ambassade van het land dat aangemerkt kan worden als het hoofdverblijf, dit wil zeggen het land waar men het langst wil blijven of wat het primaire doel van de reis is. Mocht er geen duidelijk hoofddoel zijn dan moet een visum worden aangevraagd bij de ambassade van het land van eerste binnenkomst.

Wanneer kan een visumaanvraag worden ingediend?

Een visumaanvraag kan op zijn vroegst 3 maanden en uiterlijk 15 kalenderdagen (dit i.v.m. de normale maximale beslistermijn) voor aanvang van de beoogde reisdatum worden ingediend. Geadviseerd wordt dan ook om ruim van te voren de aanvraag in te dienen, liefst minimaal een maand vóór de voorgenomen vertrekdatum.

Hoe eerder je de aanvraag doet hoe beter: het kan tot 2 weken duren voordat je een aanvraag kan indienen en als de aanvraag eenmaal is ingenomen kan het in uitzonderlijke gevallen tot wel 60 kalenderdagen duren voordat je het paspoort terug krijgt. Dan ben je twee en een halve maand verder!

Hoe dien je een aanvraag in voor Nederland?

Voor een visum kort verblijf moet je een afspraak maken. De afspraak zal moeten worden gegeven binnen 2 weken van het verzoek door de aanvrager. Een afspraak maken voor het indienen van een aanvraag kan op twee manieren:

• 1) Bij de optionele externe dienstverlener VFS Global, zij beheren een ‘Visa Application Centre’ (VAC) in het Trendy Building te Bangkok. Voor een afspraak bij VFS maak je op de VFS website via een digitale afsprakenkalender een afspraak. Vervolgens ga je op de afgesproken datum en tijd bij VFS langs en lever je de aanvraag in. Dit kost de aanvrager een service fee van 996 THB bovenop de visumleges. VFS stuurt de aanvraag door naar RSO backoffice in Kuala Lumpur. Na een beslissing door de RSO kun je het paspoort bij VFS afhalen of tegen een vergoeding per koerier (EMS) laten retourneren.
  – Website: http://www.vfsglobal.com/netherlands/thailand
  – Callcenter (Engels en Thai): 0066 2 118 7003.
• 2) Door een afspraak te maken via de NetherlandsAndYou website en de optie ‘3. Make an appointment via our online appointment system to apply at the embassy in Bangkok’ te kiezen. Je komt dan bij een digitale afspraakkalender en kunt vervolgens op de afgesproken datum en tijd de aanvraag bij de ambassade indienen. Er wordt dan geen service fee in rekening gebracht. Na behandeling van de aanvraag door de RSO backoffice in Kuala Lumpur kan het paspoort weer bij de ambassade (zonder afspraak) worden opgehaald of voor een vergoeding per koerier (EMS) worden geretourneerd.
  – https://www.netherlandsandyou.nl/travel-and-residence/visas-for-the-netherlands/applying-for-a-short-stay-schengen-visa/thailand#anker-how-can-i-make-an-appointment

Het indienen van de aanvraag geschied dus bij de ambassade óf bij VFS op de afgesproken datum en tijdstip. Alleen de vreemdeling mag zich bij de balie/loket melden, de referent kan hier niet bij aanwezig zijn.

Hoe dien je een aanvraag in voor België?

Voor een visum kort verblijf moet je een afspraak maken. De afspraak zal door de ambassade moeten worden gegeven binnen 2 weken van het verzoek door de aanvrager. Een afspraak maken voor het indienen van een aanvraag kan op twee manieren:

• 1) Bij de optionele externe dienstverlener VFS Global, zij beheren een ‘Visa Application Centre’ (VAC) in het Trendy Building te Bangkok. Voor een afspraak bij VFS maak je op de VFS website via een digitale afsprakenkalender een afspraak. Vervolgens ga je op de afgesproken datum en tijd bij VFS langs en lever je de aanvraag in. Dit kost de aanvrager een service fee van 815 THB bovenop de visumleges. VFS stuurt de aanvraag door naar ambassade in Bangkok. Na een beslissing door de RSO kun je het paspoort bij VFS afhalen of tegen een vergoeding per koerier (EMS) laten retourneren.
  – Website: http://www.vfsglobal.com/belgium/thailand
  – Callcenter (Engels en Thai): 0066 2 118 7002
• 2) Door een e-mail te richten aan de consulaire dienst van de ambassade: [email protected]
  Als men bij deze tweede optie een voldoende gefrankeerde envelop inlevert of de porto aan de balie betaald, kan het paspoort na behandeling aangetekend (per EMS) thuis worden gestuurd. Anders krijgt de aanvrager bericht van de ambassade en kan het visum zonder afspraak afgehaald worden bij de ambassade.

Het indienen van de aanvraag geschied dus bij de ambassade óf bij VFS op de afgesproken datum en tijdstip. Alleen de vreemdeling mag zich bij de balie/loket melden, de referent kan hier niet bij aanwezig zijn.

Wat is de procedure bij de ambassade, is er een interview?

Alleen de vreemdeling gaat naar binnen, het is immers de aanvrager die een verzoek komt indienen en toelichten. Ook zit de ambassade of het Visa Application Centre (VAC) niet te wachten op eventueel bemoeizuchtige of zelfs agressieve referenten, dus deze krijgen geen toegang.

Bij het loket dien je de aanvraag in. De Thaise baliemedewerker zal dan met jou als aanvrager de stukken doornemen en biometrische gegevens (vingerafdrukken, de paspoort foto’s) afnemen. Er zullen ook enkele vragen worden gesteld. De aard en omvang van de vragen zal onder meer afhangen van het reisdoel, reishistorie en de kwaliteit en volledigheid van de ingediende stukken. Men is niet geïnteresseerd in je levensverhaal of privé zaken, men zal slechts willen vaststellen wat het doel van je reis is en of alles wel in de haak is. Het kan zijn dan er vragen worden gesteld over (de relatie met) de referent. Dit is allereerst om het reisdoel te staven maar tevens om bijvoorbeeld eventuele mensenhandel te detecteren. Als de aanvrager zich goed heeft voorbereid hoef je voor de intake niet te vrezen.

Aan de hand van de stukken en de korte vragen door de baliemedewerker kan deze nog enkele aantekeningen maken ten baten van een goede beoordeling. De aanvraag zal ontvankelijk worden verklaard en vervolgens worden doorgezonden naar de back office. De (Thaise) medewerker aan de balie van de ambassade of het VAC beoordeeld de aanvraag dus niet, het beoordelen en toekennen of afwijzen van een visum gebeurd door Nederlandse/Belgische medewerkers (ambtenaren) die in de back office werkzaam zijn. Mochten deze ambtenaren bij de behandeling toch nog vragen hebben dan zou kan de vreemdeling in sommige gevallen opgeroepen worden voor afname van een separaat interview op de ambassade.

Weet ook dat de loketmedewerkers slechts een adviserende rol hebben. Aan de hand van een checklist kijken ze of de aanvraag ontvankelijk is. Het kan zijn dat ze er op wijzen dat er iets mist of teveel aan stukken is. De vreemdeling kan er echter op staan dat de aanvraag ingeleverd wordt zoals aangeboden. Ook de baliemedewerker kan fouten maken (bijvoorbeeld adviseren iets te verwijderen dat later cruciaal blijkt bij de beoordeling door de behandelaar).

Uiteraard spreekt het voor zich dat personeelsleden van de ambassade of VFS zich beleefd en correct gedragen. Mocht de vreemdeling een slechte ervaring hebben gehad aan de ambassade/VFS balie wees dan vrij om bij de ambassade een klacht in te dienen. Een klacht heeft geen invloed op de beoordeling en als de klacht terecht is kan de ambassadehaar service hiermee verbeteren.

Hoelang duurt de afhandeling?

In een normale situatie bedraagt de wettelijke beslistermijn van een ingenomen aanvraag ten hoogste 15 kalenderdagen, maar in de praktijk –buiten het piek seizoen- is de behandeltijd ongeveer een week.

In individuele gevallen, als nader onderzoek nodig is door de centrale autoriteiten (IND/DVZ), kan de beslistermijn worden verlengt tot maximaal 30 kalenderdagen. In uitzonderlijke gevallen, indien extra documenten moeten worden aangeleverd door de aanvrager, is de deadline uiterlijk 60 kalenderdagen.

Vergeet ook niet de fase hiervoor: tijd die nodig is tussen het verzoeken tot een afspraak en het indienen van de afspraak op de ambassade. De ambassade moet een mogelijkheid voor een afspraak aanbieden binnen 2 weken, maar als je zelf later langs wil komen mag dat natuurlijk ook.

Als zowel het verkrijgen van een afspraak als de behandeltijd van het visum de maximale tijd van respectievelijk 2 weken en 15 dagen mochten vereisen ben je dus 29 dagen verder. Als je het paspoort laat opsturen, komen er ook nog de verzendtijd bovenop voor het versturen van de aangetekende post.

Dien daarom altijd ruim op tijd de visumaanvraag in. Liefst minstens een maand van te voren, maar hoe eerder hoe beter. Als alles tegen zit kan het hele visumtraject zelfs enkele maanden duren!

Neem bij spoed (zoals overlijden van een dierbare) contact op met de ambassade of met de IND/DVZ. Deze bepalen in welke gevallen iemand een spoedvisum krijgt. Daar Nederlandse visumaanvragen fysiek worden afgehandeld door de Regional Support Center (RSO) in Maleisië, duurt de verwerkingstijd minimaal twee werkdagen.

Bijlage: Schengenvisum Dossier

Klik hier om de bijlage te openen. In dit dossier komen veel meer vragen en antwoorden aan bod.

Tot slot: de auteur heeft zijn uiterste best gedaan de meest recente informatie zo correct mogelijk op te nemen. Het dossier gezien worden als een service aan de lezers en kan desondanks fouten of verouderde informatie bevatten. Raadpleeg daarom ook altijd officiële bronnen zoals de website van de ambassade voor actuele informatie.