Begin april deed ik een oproep tot feedback voor een update van het Schengenvisumdossier. Daar zijn diverse reacties op gekomen op het blog en via e-mail. Dank daarvoor! Inmiddels ben ik het dossier in de steigers aan het zetten en heb ik nog niet alle informatie die ik mee wil nemen in de update. Verder commentaar, vragen etc. blijven welkom! Reageer hieronder of mail naar de redactie via het contact formulier hier op de site.
Wel kan ik alvast wat informatie delen die naar voren kwam uit correspondentie met de ambassade. Hieronder enkele vragen aan de ambassade waarop deze in overleg met Den Haag geantwoord heeft:
Vraag: Een aanvrager dient in de regel binnen 2 weken een afspraak in te kunnen dienen bij de ambassade of bij VFS, de behandeltijd van een volledige aanvraag is maximaal 15 kalenderdagen, toch lukt het niet altijd om aan deze deadlines te voldoen. Wat is uw reactie?
Ambassade: Een van de speerpunten van Buitenlandse Zaken ambassade is excellente consulaire dienstverlening. Hierbij is een goede balans tussen bezuiniging dienstverlening en regelgeving belangrijk. Er bestaat er een spanningsveld tussen aanvragen op de ambassade en bij VFS. Buitenlandse Zaken heeft er voor gekozen de frontoffice taken waar mogelijk uit te besteden aan de externe dienstverlener VFS. Mede vanuit efficiëntie en kostenbesparing. De ambassade heeft beperkte consulaire front office bezetting en kan niet zomaar opschalen.
Buitenlandse Zaken beoogt de aanvragers zoveel mogelijk bij VFS te laten indienen waar men altijd snel terecht zou moeten kunnen voor een afspraak, terwijl de Visumcode helder is en aangeeft dat men eveneens binnen 15 dagen op de ambassade een afspraak moet kunnen maken. Ook voor de ambassade is dit lastig. Conform de regels moet de ambassade hieraan voldoen maar in de praktijk ontstaat er een knelpunt in het hoogseizoen. In tijden van bezuiniging (krimp personeel) en toename van visumaanvragen wereldwijd, plus invoering afname van biometrie, werden de wachttijden bij de ambassades soms langer dan gewenst. Door samenwerking met VFS werd visumaanvragers de mogelijkheid geboden voor een snelle afspraak, door het indienen van een aanvraag bij VFS, weliswaar tegen een vergoeding. Ervaring heeft geleerd dat aanvragers zich graag wenden tot VFS omdat er extra service wordt geboden.
Daarnaast heeft een visumaanvrager ook een eigen verantwoordelijkheid, door tijdig een aanvraag in te dienen (dat kan vanaf 3 maanden voorafgaand aan de geplande reis) en daarbij rekening houdend met het hoogseizoen. De ambassade streeft ernaar iedereen zoveel mogelijk te accommoderen. In de praktijk lukt dit, ondanks een volle agenda, mede dankzij de flexibiliteit van de medewerkers op de consulaire afdeling.
Vraag: Met het optuigen van het regional support office (RSO) in Kuala Lumpur duurt de de doorlooptijd al snel minimaal 5 werkdagen, zou het niet efficiënter en een toonbeeld van Europese samenwerking zijn om samen met de andere Schengenleden een gezamenlijke front en back office in Bangkok op te zetten?
Ambassade: Het vooruitzicht is verdere centralisering. De RSO in Kuala Lumpur sluit in 2019 en vanaf dat moment worden aanvragen centraal afgehandeld in Den Haag. Voor de behandeling staat een termijn van 15 dagen dus de 5 werkdagen die worden genoemd vallen op dit moment ruim binnen deze termijn. In geval van spoed vanwege medische / familieomstandigheden kan de aanvraag met spoed worden afgehandeld en worden gescand en kan een sticker een dag later op de ambassade worden uitgereikt.
Het plaatje dat u schetst over verdere samenwerking klinkt ideaal. Het is echter in Schengenverband al moeilijk krachten te bundelen en gezamenlijke Schengen front offices op te richten, laat staan een gezamenlijk backoffice. Daarbij komt dat iedere lidstaat zijn eigen (zakelijk) belang voorrang geeft. Dit is overigens niet iets waar alleen Den Haag over gaat. Daarover hebben alle lidstaten zeggenschap.
Vraag: De tekst op de nieuwe website van BuZa meld dat aanvragers op zijn vroegst 3 maanden tevoren en op zijn laatste 15 werkdagen van te voren een aanvraag moet indienen. Ook staat er dat de aanvraag 15 kalenderdagen kan duren of soms wel 30-60 dagen. In tegenstelling tot de inmiddels vervallen ambassade website ontbreekt nu de vermelding dat de ambassade binnen 2 weken van een verzoek tot afspraak de aanvrager in de gelegenheid moet stellen langs te kunnen komen om de aanvraag in te dienen. Het advies om dan ook minimaal 4+ weken tevoren een aanvraag in te dienen (2 weken voor het verkrijgen van een afspraak plus 2 weken behandeltijd) is eveneens verwijderd. Ik zou adviseren een dergelijke tekst terug te plaatsen.
Ambassade: De teksten van de website zijn uniform. De website vermeldt het volgende over het maken van een afspraak:
“The earliest you can apply is 3 months before you intend to travel. You should apply no later than 15 working days in advance. In most cases, you will be informed within 15 calendar days whether your application has been successful. Sometimes it can take up to 30 days if more time is needed, and up to 60 days in exceptional cases, for example if extra documents are required.”
Deze tekst is leidend. Men kan uiterlijk 3 maanden voorafgaand aan de geplande reis een afspraak maken. Ook de aanvrager heeft hier een eigen verantwoordelijkheid door tijdig een afspraak in te plannen in het hoogseizoen.
Vraag: De afsprakenkalender voor een afspraak op de ambassade en/of VFS zit(ten) soms toch voor twee weken vol. Wat kan de aanvrager dan doen om binnen de wettelijke termijnen geholpen te worden?
Ambassade: Indien men per mail of telefonisch aangeeft in de problemen te komen doordat men niet binnen 2 weken een afspraak kan maken dan bemiddelt de ambassade en wordt de afspraak of bij VFS of bij de ambassade ingepland op een eerder moment en worden klanten geholpen. Indien klanten in de problemen dreigen te komen doordat de termijn niet wordt gehaald (om wat voor reden dan ook) dan weten ze ons prima te vinden, de afspraak wordt dan naar voren gehaald.
Vraag: Wat kan een aanvrager doen als ze niet tijdig (binnen de 2 weken) bij de ambassade langs kunnen komen wegens een volle afsprakenkalender maar niets van doen willen hebben met VFS?
Ambassade: Indien men erop staat de aanvraag in te dienen bij de ambassade, dan wordt geadviseerd tijdig, dwz drie maanden tevoren, een afspraak te maken zodat men bij de ambassade kan indienen. Indien urgente (medische/ humanitaire spoed) redenen ten grondslag liggen aan een last minute verzoek dan word zsm een afspraak gemaakt. Krapte in de ambassadeagenda voor visa doet zich slechts voor in het hoogseizoen, dus indien aanvragers daar rekening mee houden ontstaan er geen problemen.
Vraag: Als een aanvrager aan het VFS loket een aanvraag inlevert en de medewerker van VFS zegt dat een bijlage niet nodig is of juist iets ontbreekt. Hoe moet de aanvrager dan handelen en hoe VFS? Is er iets van bescherming om de kans dat VFS te onrechte documenten vraagt of weigert of dat risico klein te houden? Deze medewerkers zullen geen inhoudelijke kennis hebben van de Visum Code of EU regelgeving. Kort door de bocht is VFS slechts een papierschuiver, ze nemen geen beslissingen. Wat is de waarborg dat VFS geen negatieve factor kan spelen op een aanvraag en de klant met een slecht gevoel huiswaarts keert?
Ambassade: VFS werkt met checklists verplichte documenten welke door BZ/Ambassade zijn ontwikkeld. Die zijn leidend en worden door de VFS medewerker gebruikt. De medewerkers van VFS worden door de ambassade dusdanig opgeleid dat deze over de vereiste kennis beschikken voor een goede dienstverlening aan de visumklanten. Bij afwijkende of onbekende situaties neemt VFS contact op met de ambassade –de lijnen zijn kort- om advies in te winnen en instructie te ontvangen.
De klant heeft de verantwoordelijkheid een compleet aanvraagdossier aan te leveren. Indien stukken ontbreken dan wordt de klant daarop gewezen. Indien onnodige stukken worden aangeleverd dan wordt de klant daar eveneens op geattendeerd en worden deze geretourneerd. De werkzaamheden van VFS worden gemonitord door de ambassade en door de RSO in Kuala Lumpur. Tevens vindt regelmatig overleg plaats over procedures, klachten etc. Wij hebben nog geen klachten ontvangen over situaties zoals hierboven door u geschetst.
Allereerst en bij voorbaat al wil ik mijn bewondering uitspreken voor uw bereidheid om zich op deze weerbarstige materie te storten.
De ambtelijke taal is bepaald geen ontspannende lectuur.
In één van de antwoorden van de ambassade lees ik dat “VFS werkt met checklists (en?) verplichte documenten welke door BZ/Ambassade zijn ontwikkeld”.
Dat is interessant en dan borrelt bij mij het idee op om die checklists/documenten gewoon op de website van de ambassade te zetten. Ze bevatten tenslotte niet meer dan de eisen waar we aan moeten voldoen of een interpretatie/uitwerking daarvan, en waarom zouden we daar geen kennis van mogen nemen?
Wellicht is het zinvol eens te polsen of de ambassade dat ook een goed idee vindt, en zo nee, dan biedt de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) misschien een mogelijkheid.
Ik ben pas in de dertig dus verdien geen ‘u’. 😉
Ik neem eigenlijk aan dat de checklist dat de VFS personeelsleden hebben min of meer gelijk is aan de checklist op de website met mogelijk wat extra commentaar (bijvoorbeeld wanneer en welke vragen te stellen die bij de intake van de documenten plaats vindt):
Useful documents
There are also a number of documents that you do not have to provide but that will help in assessing your application. See the appropriate checklist:
Checklist – visiting for business (PDF, 255 KB)
Checklist – visiting as a tourist (PDF, 286 KB)
Checklist – visiting family/friends (PDF, 253 KB)
Bron: https://www.netherlandsandyou.nl/travel-and-residence/visas-for-the-netherlands/applying-for-a-short-stay-schengen-visa/thailand
Nu is het niet als sneer bedoeld naar BZ maar voor een écht excellente dienstverlening en ervaring zou het visumdossier (Schengen, niet te verwarren met Ronny’s Thailand dossier) overbodig moeten zijn omdat de website van BZ al boekdelen spreekt. En het hele VFS uitbesteden en langere lijntjes (backoffice in KL en straks Den Haag) blijf ik wat jammer vinden ook al snap ik dat met minder geld in de pot de dienstverlening geen 10 met een gouden griffel meer kan zijn.
En het blijft jammer dat van échte Europese samenwerking nog steeds geen spraken is. Zal het er ooit van komen dat landen niet ‘ikke ikke, ons belang eerst en dan onze buren’ er op na houden en de EU ambassades echt samenwerken met een nihil eigen belang? Een droom natuurlijk want elk land wil natuurlijk geldstromen uit zaken en toerisme vooral naar hunzelf zien gaan.
beste Frans en Rob die checklist staat op de website van VFS global en de Nederlandse Ambassade
met vr gr
Als die identiek zijn aan de leidende checklists die ook daadwerkelijk gebruikt worden is dat prachtig en kan de ambassade dat vast wel even bevestigen.
Ik heb nog een paar vragen die misschien nuttig kunnen zijn voor het dossier.
Ik heb gelezen dat bij een eventuele afwijzing voor het visum vaak wordt verwezen naar “vestigingsgevaar”.
Om dit te voorkomen dient men aan te tonen dat er een band is met Thailand door bv. te bewijzen dat men eigendom bezit.
Vraag : Moet men deze eigendomscertificaten (chanote) steeds laten vertalen? Is controle door de Thaise medewerker aan de balie van bv. de Belgische ambassade voldoende of niet?
Zo ook met eventuele arbeidscontracten of andere documenten, moet men deze ook steeds laten vertalen?
Wanneer een reiziger een visum voor bv. België aanvraagt dan dient hij aan te tonen voldoende middelen van bestaan te hebben, bij private logies is dit 45 euro per dag.
Mijn partner beschikt over voldoende cash op de bank om bv. 1 maand naar België te komen.
Vraag : Is het in dit geval raadzaam en misschien beter om ook nog naast de uitnodigingsbrief officieel financieel garant te staan of gaat men er helemaal geen rekening meer mee houden ?
Mijn dank is groot voor het samenstellen van dit dossier, veel succes!
De Belgische ambassade vraagt alleen voor officiële document (lees: aktes) een vertaling (erkende vertaling door een beedigd vertaler en legalisatie). Een arbeidscontract valt daar niet onder dus dat zpu je in het Thai aan kunnen leveren. Een landakte valt er wel onder. Bij een herhaalde aanvraag is er geen noodzaak alle vertalingen teljens opnieuw te doen tenzij dat duidelijk vereist is. Maar om nu voor elk bezoek een verse landakte te halen zou te zot voor woorden zijn.
Zie: http://thailand.diplomatie.belgium.be/en/travel-to-belgium/visa/short-stay
Iemand kan of voor zichzelf garant staan met X euro per dag (normbedrag is voor elke Schengen lidstaat verschillend) OF met een garantsteller. Een combinatie kan niet. Dus als jouw gast zelf garant staat met gwld dat duidelijk eigendom van die persoon is dan hoef en kan jij niet garant staan. Wil je wel garant staan dan heeft de Thai geen eigen geld nodig.
@Rob V.
Ik had je nog een mailtje gestuurd maar geen reactie gehad.
Visum binnen 4 dagen (donderdag afspraak maandag Visum)
Geen vraag, geen reactie.
Gewoon even laten weten dat het werk, tijd etc.wat je er insteek…
Klasse hoor Rob, maar dat wist ik al langer.
En dat U geval… misschien moeten vraagstellers u zo aanspreken uit respect; niet omdat de leeftijd dit eist
Ik heb je gisteren door mij gebruikte checklist gestuurd..
Hoop dat je hier iet mee kunt