Beste redactie,
We zijn ons goed aan het voorbereiden voor een Schengenvisum. Het is de bedoeling dat mijn vriend voor drie maanden deze zomer naar België komt. Ik moet oa een ‘invitation letter’ schrijven. Volgens hem kan dit gewoon in het Nederlands.
Bestaan er van dergelijke brieven ook voorbeelden, wat moet ik er juist wel inzetten en wat weer niet? Hebben er hier ook mensen ervaring met ‘garanty letter’ en de documenten die door mijn gemeente in orde gebracht moeten worden?
Ook andere tips zijn van harte welkom. Kan ik hem bijvoorbeeld ergens een goede intensieve taalcursus laten volgen?
Met vriendelijke groeten,
Geert
Beste Geert,
De visumaanvraag van jouw vriend zal door Belgische ambtenaren worden afgehandeld dus uiteraard kunnen stukken die hij bij zijn aanvraag gebruikt in het Nederlands (of het Frans) zijn opgesteld. Die uitnodigingsbrief zou ik dus gewoon in het Nederlands schrijven. Die brief hoeft echt geen boekwerk te zijn, stip er gewoon stapsgewijs de belangrijkste punten in. Na de aanhef stel je jezelf voor en leg je je relatie tot de vreemdeling uit (“Mijn naam is …. en ik wil mijn vriend … uitnodigen om naar België op vakantie te komen”). Leg uit waar je zult verblijven, hoe de trip gefinancierd wordt. Leg uit wat jullie plan is (“ik wil hem graag kennis laten maken met mijn vrienden en familie, alsmede hem kennis laten maken met onze mooie België zodat hij onze taal en cultuur kan ervaren”). Vertel hoe lang de vakantie zal duren, dat jij er op toe zult zien dat hij tijdig terug keert en dat welke verplichtingen hij heeft die terug keer aannemelijk maken zoals bijvoorbeeld een baan waar hij weer naar toe moet.
Als je deze elementen in je brief verwerkt kun je met een half A4-tje volstaan of hoeveel meer of minder tekst jij nodig hebt om duidelijk te maken waarom je jouw vriend uitnodigt en waarom de autoriteiten niet bang hoeven te zijn dat jullie je niet aan de regels zullen houden. Met wat zoekwerk zijn er op internet misschien wel voorbeeld brieven te vinden maar het is gewoon belangrijk dat de brief in je eigen woorden is en jullie situatie en plannen goed beschrijft. Je brief hoeft echt niet perfect te zijn, als deze genoemde elementen er in zitten dan komt het wel goed. Belangrijker is dat je brief oprecht is en dat is toch echt het meest overtuigend in jouw eigen woorden. De ambassade kan altijd nog aan jouw vriend of aan jouw vragen stellen als men meer wil weten. En nog belangrijker is dat het objectieve bewijsmateriaal in orde is. Mooie woorden zeggen uiteindelijk niets, beter een matige brief met goede onderbouwende stukken dan een heel mooi betoog waar het bewijsmateriaal de wensen over laat… Verwerk dus deze punten, wees eerlijk en lieg dus niet want als men een vermoed dat er een luchtje aan zit dan is je krediet het raam uit.
Wat betreft het garantie formulier, dat is voor België bekend als het ‘Formulier Tenlasteneming voor kort verblijf” ofwel “bijlage 3bis”. Die stukken moet jij in orde brengen, je gemeente legaliseer slechts de handtekening die je onder toeziend oog van de ambtenaar op het formulier zet. Als je meer wilt weten over de bewijsstukken/eisen die nodig zijn voor de bijlage 3Bis neem dan een kijkje op de website van Kruispunt: www.kruispuntmi.be/
Als tips kan ik eigenlijk slechts herhalen wat reeds in het dossier Schengenvisum staat:
- Lees de actuele instructies van de ambassade goed. Jij en je partner moeten precies weten wat er van jullie verlangd wordt en een goede en complete aanvraag inleveren.
- Lees nadere informatie van andere betrokken autoriteiten, voor België is dat de Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ). Zie hun website en/of brochures.
- Lees al die informatie aandachtig, en begin tijdig met de voorbereidingen en de aanvraag zelf. Zorgvuldigheid is uitermate belangrijk en je wilt niet in tijdnood komen en door haastwerk fouten gaan maken.
- Gebruik dan pas de informatie van derden, inclusief dit blog, voor tips en adviezen. Procedures veranderen, situaties verschillen dus wat andere mensen je adviseren hoeft niet langer geldig te zijn of niet op jullie situatie van toepassing te slaan. En uiteraard is er een risico op het lezen van volstrekte kolder, ‘van horen zeggen’ verhalen of mensen die maar wat gissen of de onderbuik doen spreken. Ja, die vlieger gaat ook op voor mijn dossier en mijn vraag & antwoord blogs. Iemand kan de best bedoelingen hebben maar toch fouten maken. Als je de instructies van de autoriteiten nauwkeurig volgt dan moet dat eigenlijk voldoende zijn.
Jouw vriend is de aanvrager en degene die de aanvraag bij het loket zal inleveren. Hij moet dus goed weten wat hij allemaal bij zich heeft zodat hij ook voorbereid is op enkele vragen die men aan het loket aan hem kan stellen omtrent zijn reisplannen en de stukken die zijn aanvraag vormen.
Als laatste tip wil ik nogmaals onderstrepen dat je vriend de keuze heeft tussen een aanvraag bij de ambassade zelf of bij de aangewezen externe dienstverlener (VFS) op hun ‘Visa Application Centre’ (VAC). Een afspraak op de ambassade kan per e-mail aan de ambassade en is kosteloos. Via VFS zijn er extra kosten voor deze service maar mogelijk kun je dan wel eerder terecht. Zelf gaat mijn voorkeur dan toch uit naar ervaren (Thais) personeel op de ambassade, maar weet dat de loketmedewerkers geen beslissingen maken. Deze maken mogelijk enkele aantekeningen en de aanvraag zal dan door een Belgische ambtenaar achter op kantoor worden behandeld.
Als je vriend het visum heeft gekregen dan kan deze uiteraard ook een taalcursus volgen in België. Die taalcursus kun je eventueel ook noemen in jouw uitnodigingsbrief al is het gissen of dat de ambtenaar als een pluspunt of een minpunt ziet. Met een taalcursus laat je zien dat jullie serieus zijn en slimme mensen gaan dan echt niet de glazen ingooien door de wet te overtreden door langer te blijven dan het visum toestaat en dus alle reden om je netjes aan de regels te houden. Potentieel is het natuurlijk echter ook een argument voor een afwijzing als iemand toch zijn twijfels heeft: “Een taalcursus? Jullie zijn dus van plan je ooit in België te vestigen? Wie zegt dat dat de vreemdeling dan nog netjes terug keren en niet zal proberen te blijven in België?”. Uiteindelijk gaat het om het totaalplaatje, wat spreekt in jullie voordeel, wat niet, waar slaat de meter uiteindelijk naar door?
Succes met de aanvraag!
Met vriendelijke groet,
Rob V.
Bronnen en meer informatie:
– thailand.diplomatie.
– hdofi.ibz.be/sites/
– www.thailandblog.nl/