Maximale wachttijd voor afspraak bij VFS Global 2 weken? (lezersinzending)

Beste Peter,

Over het (vermeend) verhoogd aantal afwijzingen en overschrijding van de voorgeschreven maximale behandeltijd van de Schengenvisumaanvragen is op 3 juni al geschreven (https://www.thailandblog.nl/visum-kort-verblijf/schengenvisum-vraag-wacht-ruim-4-weken-op-de-beslissing-visum-voor-nederland/).
Misschien dat een of meerdere lezers een klacht over de behandeltijd willen indienen en dat ook kracht willen bijzetten met de reacties van de lezers op een bijdrage dienaangaande.

Gelukkig is de Schengenvisumaanvraag van mijn vriendin binnen de voorgeschreven 15 kalenderdagen afgehandeld en gehonoreerd met een visum C met multiple entries voor één jaar, dus daar ga ik niet over klagen. Ze zouden in hun broek doen van het lachen.

De klacht die ik ga indienen gaat over de overschrijding van de maximaal 2 weken die mag liggen tussen het boeken van een afspraak/tijdslot bij VFS Global (voor Nederland) en de eerst mogelijke datum voor een afspraak/tijdslot op het moment van boeken.

VFS staat helemaal los van de Nederlandse regering. VFS regelt visa’s voor veel landen in de wereld, soort van tussenpersoon.

De IND gaat in eerste instantie niet over visumaanvragen. BuZa beslist daar over. Pas als BuZa zelf niet tot een positief of negatief besluit kan komen komt de IND er bij kijken. Bezwaren over afgewezen visumaanvragen lopen wel via de IND en ja daar loopt de wachttijd dan ook op omdat de IND onderbezet is.

BuZa heeft er voor gekozen om de externe dienstverlener VFS Global aan te stellen als doorgeefluik van de papieren. Dat bespaart BuZa medewerkers op de ambassade, de kosten rondom het innemen van stukken komt zo bij de aanvrager te liggen. VFS en dergelijke bureaus (België gebruikte voorheen oom VFS, maar sinds enige tijd hebben die BLS in de arm genomen, de Fransen gebruiken TLS etc.) zijn commerciële bedrijven die winst willen/moeten maken. Daar mag de aanvrager van een visum dus voor opdraaien.

Deze externe dienstverleners zoals deze bedrijven heten nemen de papieren in en gebruiken daarvoor de instructies van de lokale ambassade (lees: BuZa). Die medewerkers hebben een basale training gehad en hen ontbreekt het dan ook aan werkelijke kennis over hoe al deze visumzaken precies in elkaar zitten. In de praktijk krijgen aanvragers daarom ook weleens verkeerde service, bijvoorbeeld omdat zo’n medewerker niet beseft dat de aanvrager in aanmerking komt voor een andere categorie visum (bijvoorbeeld het gratis EU/EER familielid visum) of per abuis de verkeerde checklist hanteert (die van een aanvraag voor visum bezoek familie/vrienden terwijl het een EU/EER familielidvisum betreft). Kortom: minder dienstverlening voor meer kosten.

BuZa heeft natuurlijk mooie verhalen over hoe men via de externe dienstverlener sneller op kan schalen: meer slots beschikbaar stellen als het aantal aanvragen oploopt, waardoor mensen dus sneller dan voorheen geholpen zijn. Dat is de theorie, de praktijk wil weleens anders zijn…

BuZa (ambassade) dient toe te zien dat de de externe dienstverlener de zaken op orde heeft. Het waarborgen van de kwaliteit, service, wachttijden enzovoort. Prawo verwijst daar zijn reactie hieronder ook naar. De gemeenschappelijke EU visumregels voor een Schengenvisum stellen duidelijk dat aanvragers IN DE REGEL (lees: altijd behalve als dat door onvoorzienbare, onplanbare overmacht simpelweg niet op te anticiperen was) BINNEN TWEE WEKEN een aanvraag in moet kunnen dienen. Dat lukt BuZa niet. BuZa is daarmee in overtreding van de visumregelgeving!

Aan mails aan de ambassade in BKK die ik van diverse lezers voorbij heb zien komen doet men het daar af als dat het “spijtig” is maar beamen ze niet dat de regels geschonden worden. De ambtenaren te Den Haag zijn de boosdoener… maar daar koop je als aanvrager niets voor natuurlijk. Die ambtenaren in Den Haag moeten dan maar een tik op de vingers krijgen van mondige (doch beleefde!) burgers en via andere kanalen zoals Brussel (EU Home Afairs).

Het lukt BuZa nu dus niet om binnen twee weken afspraken aan te bieden via VFS en het beslissen over de aanvrager door de ambtenaren van BuZa in Den Haag lukt ook al niet binnen de 15 kalenderdagen die daar voor staan. Ongetwijfeld wegens te weinig personeel (dus BuZa zal zeggen dat het budget van de regering onvoldoende is, dat excuus heb ik ook al eens gehoord van een ambtenaar). Maar dat laat onverlet dat deze gang van zaken onjuist is en niet kan. Pas als BuZa daar op meerdere manieren op wordt aangesproken is er een kans op snelle/snellere (?) verbetering. Vooral dus ambassade BuZa en EU Home Affairs er op aanschrijven.

Wat kun je nog meer doen? Zo tijdig mogelijk de aanvraag doen. Dat kan al vanaf 6 maanden vóór de beoogde inreisdatum, Hoe eerder hoe beter, als zowel de afspraak bij VFS als ook de afhandeling door BuZa ruim over de termijn gaat hoef jij als aanvrager dan niet te gaan stressen dat de hele vakantie/reis in het water dreigt te vallen.

Het zou ook fijn zijn als lezers met enige regelmaat hun ervaringen rondom de visumprocedure insturen naar de redactie van dit blog. Die praktijkervaringen zijn nuttig voor de andere lezers.

Goede punten beste Prawo. En wie een goede klacht wil schrijven zonder zich met een kluitje het riet in te laten sturen, hier (nogmaals) de twee belangrijkste artikelen noemen uit de visumcode mbt de maximale doorlooptijd:

Over de maximale wachttijd voor een afspraak (bij VFS):

***
Artikel 9
Praktische voorschriften voor het indienen van een aanvraag

1. Aanvragen worden TEN HOOGSTE 6 MAANDEN — en voor zeevarenden in de uitvoering van hun taken ten hoogste negen maanden — en, in de regel, TEN MINSTE 15 KALENDERDAGEN vóór het begin van het voorgenomen bezoek ingediend. In gemotiveerde spoedeisende gevallen kunnen het consulaat of de centrale autoriteiten aanvragers toestaan hun aanvraag later dan 15 kalenderdagen vóór het begin van het voorgenomen bezoek in te dienen.

2. Van aanvragers kan worden verlangd dat zij een afspraak maken voor het indienen van een aanvraag. De wachttijd tot de afspraak bedraagt in de regel TEN HOOGSTE 2 WEKEN, te rekenen van de datum waarop om de afspraak is verzocht
***

En over de maximale behandeltijd door de ijverige ambtenaren in Den Haag die centraal de beslissingen nemen over de aanvragen die vanuit alle uithoeken ter wereld binnenkomen:

***
Artikel 23
Beslissing over de aanvraag

1. Op aanvragen die overeenkomstig artikel 19 ontvankelijk zijn, wordt beslist BINNEN VIJFTIEN KALENDERDAGEN na de datum van indiening.
2. Deze termijn kan in individuele gevallen worden verlengd tot TEN HOOGSTE 45 KALENDERDAGEN, met name wanneer nader onderzoek van de aanvraag noodzakelijk is.
2 bis. In gemotiveerde spoedeisende gevallen wordt onverwijld over aanvragen beslist
(….)
***

Heel hartelijk dank Prawo.

Wat lees ik hier in het antwoord van de Nederlandse ambassade in Bangkok? Er is een quotum voor Schengenvisumaanvragen uit Thailand? Is dit wettelijk toegestaan?

Mijn suggestie: plan eens een vakantie naar bijv. Spanje en laat je vrouw een gratis visum aanvragen om jou op die reis te vergezellen. Al jullie het goed aanpakken, komt er een multiple entry visum dat vijf jaar geldig is.

Ook dit probleem lijkt mij op te lossen door met de kleinkinderen een reis te plannen naar een andere EU lidstaat.

Je maakt bezwaar bij de Visadienst in ‘s-Gravenhage, een gemeenschappelijke dienst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken en de IND. Het postadres (een scanstraat) is Ter Apel.

Omweggetje? Trouwen en een gratis faciliterend visum (multiple entry, 5 jaar geldig) aanvragen bij een willekeurige EU lidstaat naar keuze (zolang als het maar niet Nederland is).

Tino,

Als zij graag eerder een afspraak wil hebben zou je haar/je zoon kunnen adviseren om regelmatig/intensief in te loggen om te kijken of er een eerdere datum is vrijgekomen. Dat heb ik destijds gedaan totdat ik een datum één week eerder kon boeken, wat cruciaal was voor de aanvraag.
De boeking kan in ieder geval 2 keer gewijzigd worden.

Op de website van VFS kan ik dat niet terugvinden robert.
Op https://visa.vfsglobal.com/tha/en/nld/premium-services wordt geen snelle afspraak aangeboden. Misschien heeft ze die afspraak binnen 1 week (met geld) geritseld? En zo ja, hoeveel heeft ze daarvoor betaald? Voor welke visumcategorie diende zij een aanvraag in?

Zie de reactie van Rob V. op 9 juni 2022 om 13:14u.
Op de dag van het boeken van een afspraak/tijdslot moet er in de regel binnen twee weken = 14 kalenderdagen een vrij tijdslot zijn.
De verwerking van de aanvraag zou ook wel eens de voorgeschreven 15 kalenderdagen (ruim) kunnen overschrijden. Er zijn de laatste maanden nogal wat mensen die dat hebben ervaren.

Ik wil graag weten op welke datum de afspraak voor jouw vriendin op 27 mei geboekt is en, nog belangrijker, of dat de eerst mogelijke datum was. Laat je dat even weten?

Voor legalisatie van een handtekening kun je in willekeurig welke Nederlandse gemeente terecht. De leges verschilt per gemeente. Het kan dus lonend zijn qua tijd en/of geld om op internet te kijken waar je wanneer geholpen kan worden en hoeveel het daar kost.
De verklaringen garantstelling en logiesverstrekking kunnen tot 6 maanden na legalisering gebruikt worden voor een visumaanvraag.

Aanvulling op wat Cornelis al schreef: je kunt de aanvraag vanaf 6 maanden tot 15 kalenderdagen vóór vertrek indienen.

24 minuten later, om 13:24u NL tijd was het tijdslot niet meer beschikbaar.
Eerste mogelijkheid is nu op 2-8 om 8:30u. 49 dagen wachten.