Come viene organizzata la riservatezza di VFS Global per una domanda di visto?

Informativa sulla privacy domanda di visto per soggiorno di breve durata
Versione 1.2, 28 marzo 2022

Base giuridica e significato
Per garantire che la privacy dei cittadini sia sufficientemente garantita, la Wbp (Personal Data Protection Act) è stata sostituita nel maggio 2018 dal Regolamento generale sulla protezione dei dati, che si applica a tutti i Paesi dell’Unione Europea. I dati personali sono informazioni che possono essere ricondotte a una persona. Lo scopo della legge è duplice, vale a dire che i dati personali delle persone siano gestiti con cura (compresa la sicurezza di tali dati) e che vi sia trasparenza. Quest'ultimo significa che ogni cittadino deve poter visionare i propri dati personali. Ciò significa che deve essere noto chi raccoglie questi dati, per quale scopo e di quali dati si tratta.

Come tratta i dati personali il Ministero degli Affari Esteri (BZ)?
Proprio perché il lavoro di BZ comporta molto lavoro con i dati personali dei cittadini, è importante che la tua privacy, come cittadino, sia tutelata e che lavoriamo in conformità con il GDPR. Di seguito troverai come BZ fa ciò.

Informazioni sulla tua richiesta di visto
Perché chiediamo dati?
Per valutare una richiesta di visto, abbiamo bisogno delle tue informazioni. Inserisci queste informazioni in un modulo di richiesta del visto. Ti verranno richieste solo le informazioni necessarie.

Condivisione dei tuoi dati con terze parti
Questi dati e quelli relativi alla decisione presa sulla tua domanda o alla decisione di annullare, revocare o estendere un visto rilasciato verranno inseriti nel Nuovo Sistema di Informazione Visti (NVIS) e nel Sistema Europeo di Informazione Visti (VIS).

Al fine di valutare correttamente la tua domanda di visto, i dati personali indicati nel modulo di domanda di visto, così come le tue impronte digitali e la tua foto scattata, saranno forniti alle autorità competenti degli Stati membri per una decisione sulla tua domanda di visto. Anche se i tuoi dati sono archiviati nel VIS, sono accessibili alle autorità competenti per i visti e alle autorità competenti per effettuare i controlli sui visti alle frontiere esterne e all’interno degli Stati membri, nonché alle autorità per l’immigrazione e l’asilo negli Stati membri.

La ragione di ciò è che le autorità possono valutare se sono soddisfatte le condizioni per l’ingresso legale e il soggiorno legale nel territorio degli Stati membri, identificare le persone che non soddisfano o non soddisfano più tali condizioni, esaminare una domanda di asilo e determinare chi è responsabile è questa ricerca. A determinate condizioni, i dati sono disponibili anche alle autorità designate degli Stati membri e a Europol ai fini della prevenzione, dell'accertamento e delle indagini su reati terroristici e altri reati gravi.

Quando utilizzi i nostri servizi, ad esempio quando richiedi un visto Schengen, BZ potrebbe condividere alcuni dei tuoi dati personali con terze parti. Ciò accade nei paesi in cui BZ utilizza fornitori di servizi esterni per elaborare la raccolta della tua richiesta. Il ministero sta lavorando con due società a questo scopo; TLScontact (solo Cina) e VFS Global (resto del mondo). Entrambe le società lavorano anche per altri paesi Schengen per elaborare le domande di visto Schengen. Nel trattamento dei visti Schengen (Sistema Informativo Nazionale Visti), BZ si avvale anche di soggetti esterni (Responsabili) del settore informatico, sia per la gestione del sistema utilizzato che per l'hosting dello spazio informatico necessario. Queste parti esterne hanno sede rispettivamente a Utrecht e Amsterdam. Quando condividiamo i tuoi dati personali con i responsabili del trattamento, ci assicuriamo che i tuoi dati personali siano protetti in conformità con il GDPR e la presente Informativa sulla privacy mediante gli accordi di trattamento che abbiamo concluso con le nostre terze parti.

Per elaborare la tua richiesta di visto nel modo più rapido ed efficace possibile, il Ministero degli Affari Esteri ha introdotto un nuovo metodo di lavoro, il processo decisionale supportato dalle informazioni. Il processo decisionale supportato dalle informazioni funziona sulla base del confronto dei dati della domanda di visto con le informazioni contenute in un database appositamente progettato e sicuro del ministero, il Foreign Affairs Analysis Environment (BAO).

I tuoi diritti
Hai il diritto di richiedere quali dati su di te sono archiviati nel NVIS (Nuovo sistema di informazione sui visti), di correggere i dati inesatti e di richiedere la cancellazione dei dati, se consentito dalla legge, in conformità con le disposizioni del GDPR.

Hai anche il diritto di chiedere a uno Stato membro quali dati su di te sono archiviati nel VIS (Sistema europeo di informazione sui visti).

Avete il diritto di rettificare i dati errati e di far distruggere i vostri dati trattati illecitamente.

Periodo di conservazione dei tuoi dati
I tuoi dati saranno conservati per un massimo di 5 anni nel NVIS, nel BAO e nel VIS.

Puoi contattare:
In caso di domande o richieste sui tuoi dati personali, ti invitiamo a contattare il Ministero degli Affari Esteri, Direzione degli Affari Consolari e della Politica dei Visti (DCV), casella postale 20061, 2500 EB L'AIA.

È inoltre possibile presentare una domanda o una richiesta relativa alla protezione dei dati personali all'autorità di controllo nazionale. Si tratta dell'autorità olandese per la protezione dei dati, casella postale 93374, 2509 AJ L'AIA.