Dossier de visa en cours de construction, maintenant déjà question et réponse sur les procédures de visa

Début avril, j'ai lancé un appel à retour d'expérience pour une mise à jour du dossier des visas Schengen. Il y a eu plusieurs réactions à cela sur le blog et par e-mail. Merci pour ça! Je suis en train de configurer le fichier et je n'ai pas encore toutes les informations que je souhaite inclure dans la mise à jour. D'autres commentaires, questions, etc. sont toujours les bienvenus ! Commentez ci-dessous ou envoyez un e-mail aux éditeurs via le formulaire de contact ici sur le site. 

Cependant, je peux déjà partager certaines informations qui ont émergé de la correspondance avec l'ambassade. Voici quelques questions à l'ambassade auxquelles elle a répondu en consultation avec La Haye :

Question : En règle générale, un demandeur doit être en mesure de présenter un rendez-vous à l'ambassade ou à VFS dans un délai de 2 semaines. Le délai de traitement d'une demande complète est de 15 jours calendaires maximum, mais il n'est pas toujours possible de respecter ces délais. Quelle est votre réponse ?

Ambassade : L'un des fers de lance de l'Ambassade des Affaires étrangères est l'excellence des services consulaires. Un bon équilibre entre les réductions de services et la réglementation est ici important. Il y a des tensions entre les candidatures à l'ambassade et à VFS. Le ministère des Affaires étrangères a choisi de sous-traiter les tâches de front office au prestataire de services externe VFS dans la mesure du possible. En partie grâce à l'efficacité et aux économies de coûts. L'ambassade dispose d'un personnel consulaire limité et ne peut pas simplement se développer. 

Le ministère des Affaires étrangères vise à ce que les demandeurs se soumettent le plus possible à VFS, où ils devraient toujours pouvoir prendre rendez-vous rapidement, tandis que le code des visas est clair et stipule qu'il doit également être possible de prendre rendez-vous à l'ambassade. dans les 15 jours. C'est aussi difficile pour l'ambassade. Conformément aux règles, l'ambassade doit s'y conformer, mais en pratique, un goulot d'étranglement survient en haute saison. En période de restrictions budgétaires (réduction de personnel) et d'augmentation des demandes de visa dans le monde, ainsi que l'introduction d'une diminution de la biométrie, les temps d'attente dans les ambassades sont parfois devenus plus longs que souhaité. Grâce à la coopération avec VFS, les demandeurs de visa ont eu la possibilité d'obtenir un rendez-vous rapide en soumettant une demande à VFS, mais moyennant des frais. L'expérience a montré que les candidats aiment se tourner vers VFS parce qu'un service supplémentaire est offert.

De plus, un demandeur de visa a également sa propre responsabilité, en soumettant une demande en temps utile (ceci est possible à partir de 3 mois avant le voyage prévu), en tenant compte de la haute saison. L'ambassade s'efforce d'accueillir tout le monde autant que possible. En pratique, cela réussit, malgré un agenda chargé, en partie grâce à la flexibilité des employés du service consulaire.

Question : Avec la mise en place du bureau d'appui régional (RSO) à Kuala Lumpur, le délai d'exécution prend rapidement au moins 5 jours ouvrables. Ne serait-il pas plus efficace et un modèle de coopération européenne de mettre en place un front et back commun bureau avec les autres membres de Schengen ? de s'installer à Bangkok ?

Ambassade : La perspective est une plus grande centralisation. Le RSO de Kuala Lumpur fermera ses portes en 2019 et à partir de ce moment, les demandes seront traitées de manière centralisée à La Haye. Il y a un délai de 15 jours pour le traitement, donc les 5 jours ouvrables qui sont mentionnés actuellement tombent bien dans ce délai. En cas d'urgence due à des circonstances médicales/familiales, la demande peut être traitée en urgence et scannée et une vignette peut être délivrée à l'ambassade le lendemain.

L'image que vous peignez d'une coopération plus poussée semble idéale. Cependant, il est déjà difficile dans le contexte de Schengen d'unir ses forces et de mettre en place des front offices Schengen communs, sans parler d'un back office commun. En outre, chaque État membre donne la priorité à ses propres intérêts (commerciaux). Ce n'est pas quelque chose qui concerne seulement La Haye. Tous les États membres ont leur mot à dire.

Question : Le texte sur le nouveau site Web du ministère des Affaires étrangères stipule que les candidats doivent soumettre une demande au plus tôt 3 mois à l'avance et au plus tard 15 jours ouvrables à l'avance. Il indique également que la demande peut prendre 15 jours calendaires ou parfois 30 à 60 jours. Contrairement au site Web de l'ambassade aujourd'hui disparu, il n'y a plus aucune mention que l'ambassade doit donner au demandeur la possibilité de venir soumettre la demande dans les 2 semaines suivant une demande de rendez-vous. Le conseil de soumettre une demande au moins 4 semaines à l'avance (2 semaines pour obtenir un rendez-vous plus 2 semaines pour le temps de traitement) a également été supprimé. Je conseillerais de remettre ce texte.

Ambassade : Les textes du site Web sont uniformes. Le site Web indique ce qui suit concernant la prise de rendez-vous :

www.paysbasetvous.nl/voyage-et-résidence/visas-pour-les-pays-bas/faire une demande-pour-un-court-sejour-schengen-visa/thaïlande

"Le plus tôt vous pouvez postuler est de 3 mois avant votre intention de voyager. Vous devez faire votre demande au plus tard 15 jours ouvrables à l'avance. Dans la plupart des cas, vous serez informé dans les 15 jours calendaires si votre candidature a été retenue. Parfois, cela peut prendre jusqu'à 30 jours si plus de temps est nécessaire, et jusqu'à 60 jours dans des cas exceptionnels, par exemple si des documents supplémentaires sont nécessaires.

Ce texte est porteur. Vous pouvez prendre rendez-vous au plus tard 3 mois avant le voyage prévu. Le demandeur a également une responsabilité personnelle ici en fixant un rendez-vous en temps utile pendant la haute saison.

Question : Le calendrier de rendez-vous pour un rendez-vous à l'ambassade et/ou VFS est parfois complet pendant deux semaines. Que peut faire le demandeur pour être aidé dans les délais légaux ?

Ambassade : si vous indiquez par e-mail ou par téléphone que vous avez des problèmes parce que vous ne pouvez pas prendre de rendez-vous dans les 2 semaines, l'ambassade fera office de médiateur et le rendez-vous sera programmé plus tôt soit à VFS, soit à l'ambassade et les clients être aidé. Si les clients menacent d'avoir des ennuis parce que le délai n'est pas respecté (pour quelque raison que ce soit), ils savent où nous trouver, le rendez-vous sera avancé.

Question : Que peut faire un demandeur s'il ne peut pas se rendre à l'ambassade à temps (dans les 2 semaines) en raison d'un calendrier de rendez-vous chargé, mais ne veut rien avoir à faire avec VFS ?

Ambassade : Si l'on insiste pour déposer la demande à l'ambassade, il est conseillé de prendre rendez-vous en temps utile, c'est-à-dire trois mois à l'avance, afin que l'on puisse déposer la demande à l'ambassade. Si des raisons urgentes (médicales/humanitaires) justifient une demande de dernière minute, un rendez-vous sera pris dans les plus brefs délais. Le resserrement de l'agenda de l'ambassade pour les visas ne se produit qu'en haute saison, donc si les candidats en tiennent compte, aucun problème ne se posera.

Question : Si un demandeur soumet une demande au comptoir VFS et que l'employé de VFS dit qu'une pièce jointe n'est pas nécessaire ou qu'il manque quelque chose. Comment le demandeur doit-il alors agir et comment VFS doit-il agir ? Existe-t-il une sorte de protection pour minimiser le risque que VFS demande ou refuse des documents par erreur ? Ces employés n'auront aucune connaissance approfondie du code des visas ou des réglementations de l'UE. En bref, VFS n'est qu'un pousseur de papier, ils ne prennent pas de décisions. Quelle est la garantie que VFS ne puisse pas jouer un rôle négatif sur une demande et que le client rentre chez lui avec un mauvais pressentiment ?

Ambassade : VFS travaille avec des listes de contrôle des documents obligatoires élaborées par le Ministère des Affaires étrangères/Ambassade. Ceux-ci sont en tête et sont utilisés par l'employé de VFS. Les employés de VFS sont formés par l'ambassade de telle manière qu'ils possèdent les connaissances requises pour un bon service aux clients des visas. En cas de situations inhabituelles ou inconnues, VFS contactera l'ambassade - les lignes de communication sont courtes - pour obtenir des conseils et recevoir des instructions. 

Le client est tenu de fournir un dossier de candidature complet. Si des pièces manquent, le client en sera informé. Si des pièces inutiles sont fournies, le client en sera également informé et elles seront retournées. Les activités de VFS sont contrôlées par l'ambassade et par le RSO à Kuala Lumpur. Des consultations régulières ont également lieu sur les procédures, les plaintes, etc. Nous n'avons pas encore reçu de plaintes concernant des situations telles que vous les avez décrites ci-dessus.