Aanvraag Schengenvisum Nederland: de verplichte documenten

Aanvraag Schengenvisum Nederland: de verplichte documenten

Een Thaise partner die Nederland wil bezoeken voor een kort verblijf (maximaal 90 dagen), moet daarvoor een Schengenvisum aanvragen.

Voor het aanvragen van een Schengenvisum is de visumaanvrager verplicht een aantal documenten en bewijsstukken te overleggen. Het aanvragen van een Schengenvisum kan bij de Nederlandse ambassade in Bangkok. De procedure daarvoor is eenvoudig, je onderneemt de volgende stappen:

• Bezoek de website van de Nederlandse ambassade in Bangkok: Schengenvisum aanvragen
• Maak een afspraak voor een bezoek. De ambassade heeft het afsprakensysteem uitbesteed aan het service bureau VFS Global.
• Een visumaanvraag moet altijd persoonlijk door de Thaise visumaanvrager worden gedaan.
• Zorg dat alle benodigde documenten en bewijstukken zijn verzameld en worden ingeleverd.
• De aanvrager krijgt een kort intakegesprek en hij/zij moet de kosten (leges) voldoen.

Let op!: er zijn ook visumbureau’s of tussenpersonen in Nederland en Thailand die tegen (forse) betaling een aanvraag voor een Schengenvisum willen verzorgen. Daar zitten zowel malafide als bonafide partijen tussen. Deze visumbureaus vragen een financiële vergoeding voor hun dienstverlening, maar dit heeft geen enkele invloed op de beslissing voor het toekennen van een visum voor Nederland en andere Schengenlanden.

Documenten voor een visumaanvraag

Welke documenten je precies moet overleggen hangt af van het doel van het bezoek aan Nederland, zoals:

• Toerisme – de visumaanvrager gaat een paar weken naar Nederland voor een vakantie en logeert in een hotel.
• Zakenbezoek – een visumplichtige wil naar Nederland voor zakelijke doeleinden.
• Vrienden, familie of partnerbezoek – een visumaanvrager wil zijn of haar familie, vrienden of partner in Nederland bezoeken en logeert daar meestal ook.

Er zijn een aantal documenten en bewijsstukken die jouw Thaise partner altijd moet overleggen, zijn:

• een ingevuld en ondertekend visumaanvraagformulier;
• paspoort en pasfoto’s;
• documenten ter onderbouwing van reisdoel, zoals een hotelboeking of een gelegaliseerd formulier van logiesverstrekking (van een referent in Nederland);
• documenten ter bewijs van terugkeer naar Thailand;
• bewijs van middelen, of bij het ontbreken daarvan een gelegaliseerd formulier garantstelling (van de referent);
• reserveringsbewijs van een vliegticket of reis;
• bewijs van een medische reisverzekering;
• eventueel documenten van de referent (garantstelling of logiesverstrekking of beide).

Toelichting op de verplichte documenten en bewijsstukken

Paspoort en pasfoto’s
Het gaat hierbij om een geldig paspoort (of ander grensoverschrijdend document) dat tenminste drie maanden langer geldig is dan het einde van de visumperiode. Het paspoort mag niet ouder zijn dan 10 jaar. Er moeten 2 recente pasfoto’s ingeleverd worden. Deze pasfoto’s moeten voldoen aan de Nederlandse paspoorteisen (o.a. lichte achtergrond).

Documenten ter onderbouwing van het reisdoel
Door documenten te overleggen moet je kunnen bewijzen wat het reisdoel is van je bezoek aan Nederland. Bij een visum kort verblijf (Schengenvisum) vraagt de ambassade documenten die bewijzen dat de aanvrager inderdaad naar Nederland gaat voor familie, toerisme of een zakenbezoek, zoals:

• Bij toerisme: een hotelreservering in Nederland.
• Bij een zakelijk bezoek: een uitnodigingsbrief van een in Nederland gevestigd bedrijf.
• Bij familie-, vrienden- of partnerbezoek: formulier voor logiesverstrekking (bij gebrek aan eigen middelen ook een formulier voor garantstelling). Het is mogelijk dat een persoon in Nederland als referent optreedt. Dit kan in de vorm van logiesverstrekker, garantsteller of een combinatie van beiden.

Documenten ter bewijs van terugkeer eigen land
Documenten die de terugkeer naar het land van herkomst aannemelijk maken. Deze zijn belangrijk om het risico op vestigingsgevaar zoveel mogelijk uit te kunnen sluiten. Gedacht kan worden aan de volgende documenten;

• bewijsstukken waar uit blijkt dat de visumaanvrager een baan heeft in het land van herkomst zoals een werkgeversverklaring, arbeidscontract;
• bewijs van inschrijving aan een onderwijsinstelling in het land van herkomst;
• bewijs van inschrijving van schoolgaande kinderen in het land van herkomst;
• eigendomsbewijs van eigen woning en/of ander onroerend goed in het land van herkomst;
• bewijsstukken waaruit blijkt dat hij zorg draagt voor andere personen in het land van herkomst.

Let op!: De bewijslast om aan te tonen dat de visumaanvrager redenen heeft om terug te keren naar land van herkomst ligt bij die persoon zelf. De IND en het ministerie van Buitenlandse Zaken kunnen op dit punt alleen advies geven. Het is de ambassade die daadwerkelijk bepaalt of de bewijsstukken voldoende zijn. Indien zij vinden dat de bewijsstukken niet overtuigend genoeg zijn, kan de aanvraag worden afgewezen op basis van vestigingsgevaar. Oftewel men is dan bang dat de aanvrager op enig moment (illegaal) in Nederland (ver)blijft.

Bewijs van middelen

Een visumaanvrager moet bewijsstukken overleggen die aantonen dat hij/zij over voldoende geld beschikt voor het verblijf, doorreis en/of terugreis. Bijvoorbeeld: Eén of meer bankafschriften, reischeques of contant geld. Er moet minimaal € 34,- per dag zijn voor de duur van het verblijf. Wil iemand voor 90 dagen naar Nederland komen, dan moet degene kunnen aantonen dat hij of zij over € 3060,- kan beschikken (90 x € 34,-).

Let op!: Als de persoon die naar Nederland wil komen zelf niet over voldoende financiële middelen beschikt, kan een referent in Nederland garant staan.

Reserveringsbewijs van vliegticket of reis
De visumaanvrager moet aantonen dat hij een reis- of vliegtickets heeft gereserveerd. Let op!: een reserveringsbewijs is voldoende, het hoeft geen betalingsbewijs te zijn.

Bewijs van medische reisverzekering
Je bent verplicht om voor je Thaise gast een toereikende medische reisverzekering af te sluiten. Deze moet eventuele uitgaven voor repatriëring om medische redenen of dringende medische zorg (bijvoorbeeld spoedbehandeling in een ziekenhuis) dekken. De verzekering moet voor het hele Schengengebied geldig zijn en een minimale dekking hebben van € 30.000,-. De reisverzekering moet worden afgesloten voor de gehele periode van het verblijf in het Schengengebied. Het bewijs van de originele verzekeringspolis moet je bij de indiening van de aanvraag van het visum laten zien.

Documenten van de referent (garantstelling of logiesverstrekking of beide)

Verplichte documenten bij logiesverstrekking
Ter onderbouwing van het reisdoel kan een referent, op vertoon van het paspoort een ingevuld ‘Bewijs van garantstelling en/of particuliere logiesverstrekking’ laten legaliseren bij de gemeente waar hij woont. Met dit formulier geeft hij aan dat hij de visumaanvrager uitnodigt voor een kort bezoek aan Nederland. De gemeente legaliseert de handtekening van de referent op het formulier. Daarvoor moet er een klein bedrag betaald worden. Vervolgens stuurt de referent het formulier samen met een kopie van zijn paspoort of Europese identiteitskaart naar de aanvrager in Thailand. De referent hoeft geen inkomensstukken mee te sturen indien hij de visumaanvrager alleen uitnodigt voor logies en niet garant staat.

Verplichte documenten bij garantstelling
Als de persoon die naar Nederland wil komen zelf niet over voldoende financiële middelen beschikt, kan iemand in Nederland financieel garant staan. Dit is alleen mogelijk wanneer deze referent (garantsteller) kan aantonen voldoende en duurzaam inkomen te hebben. Hiervoor geldt een normbedrag. Het normbedrag per 1 juli 2013 is € 1477,80 per maand (exclusief vakantiegeld).

De garantsteller in Nederland hoeft niet per se dezelfde persoon te zijn als de logiesverstrekker. Wanneer de garantsteller en de logiesverstrekker twee verschillende personen zijn moet bij de aanvraag van zowel de garantsteller als de logiesverstrekker een kopie van het paspoort of Europese identiteitskaart bijgevoegd worden. De visumaanvrager neemt deze documenten mee naar de Nederlandse ambassade.

In loondienst en garant staan
Als je in loondienst werkt en voor iemand garant wilt staan, heeft de visumaanvrager in Thailand de volgende documenten van jou nodig:

• het ingevulde, ondertekende en gelegaliseerde document ‘bewijs van garantstelling en/of particuliere logiesverstrekking’;
• een kopie van een arbeidscontract dat nog minstens 12 maanden doorloopt vanaf het moment van de visumaanvraag;
• een kopie van de laatste drie loonstrookjes;
• een kopie van het paspoort van de garantsteller.

Ondernemer en garant staan
Indien je zelfstandig ondernemer bent en voor iemand garant wilt staan, heeft de visumaanvrager de volgende documenten van jou nodig:

• het ingevulde, ondertekende en gelegaliseerde document ‘bewijs van garantstelling en/of particuliere logiesverstrekking’;
• een recent uittreksel van de inschrijving in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel;
• de meest recente definitieve aanslag inkomstenbelasting van de Belastingdienst;
• een recente winstrekening en verliesrekening, waaruit blijkt wat de nettowinst van de onderneming is.

De ambassade beslist

De Nederlandse ambassade kan besluiten om meer of minder documenten en bewijsstukken te vragen voor een visumaanvraag. Raadpleeg daarom altijd de website van de ambassade.

De Nederlandse ambassade in Bangkok houdt rekening met de specifieke omstandigheden in Thailand. Zo wordt er als bewijs van terugkeer een kopie van de arbeidsovereenkomst gevraagd. De consulaire afdeling weet en begrijpt dat zoiets voor veel Thai niet mogelijk is omdat zij werken zonder arbeidsovereenkomst of zelfstandige zijn. In dat geval zijn er alternatieven zoals foto’s of andere bewijsstukken mogelijk. Neem daarvoor contact op met de consulaire afdeling.