Miten VFS Globalin luottamuksellisuus järjestetään viisumihakemusta varten?

Tietosuojalausunto lyhytaikaista oleskelua koskeva viisumihakemus
Versio 1.2, 28. maaliskuuta 2022

Oikeusperusta ja merkitys
Jotta kansalaisten yksityisyys säilyisi riittävän taattuina, Wbp (Personal Data Protection Act) korvattiin toukokuussa 2018 yleisellä tietosuoja-asetuksella, joka koskee kaikkia Euroopan unionin maita. Henkilötiedot ovat tietoja, jotka voidaan jäljittää henkilöön. Lain tarkoitus on kaksijakoinen, nimittäin ihmisten henkilötietojen huolellinen käsittely (mukaan lukien tietojen turvallisuus) ja läpinäkyvyys. Jälkimmäinen tarkoittaa, että jokaisen kansalaisen on voitava tarkastella omia henkilötietojaan. Tämä tarkoittaa, että on tiedettävä, kuka näitä tietoja kerää, mihin tarkoitukseen ja mitä tietoja ne koskevat.

Miten ulkoasiainministeriö (BZ) käsittelee henkilötietoja?
Juuri siksi, että BZ:n työhön liittyy paljon kansalaisten henkilötietoja, on tärkeää, että sinun kansalaisena suojataan yksityisyyttäsi ja että työ tehdään GDPR:n mukaisesti. Alta löydät kuinka BZ tekee tämän.

Tiedot viisumihakemuksestasi
Miksi pyydämme tietoja
Tarvitsemme tietosi viisumihakemuksen arvioimiseksi. Täytät nämä tiedot viisumihakemuslomakkeelle. Sinulta pyydetään vain niitä tietoja, jotka vaaditaan.

Tietojesi jakaminen kolmansien osapuolten kanssa
Nämä tiedot ja tiedot hakemuksestasi tehtyä päätöstä tai myönnetyn viisumin peruuttamista, peruuttamista tai jatkamista koskevaa päätöstä koskevat tiedot tallennetaan uuteen viisumitietojärjestelmään (NVIS) ja Euroopan viisumitietojärjestelmään (VIS).

Jotta viisumihakemus voidaan arvioida asianmukaisesti, viisumihakemuslomakkeessa annetut henkilötiedot sekä sormenjäljesi ja sinusta otettu valokuva toimitetaan jäsenvaltioiden toimivaltaisille viranomaisille viisumihakemuksesi käsittelyä varten. Vaikka tietosi tallennettaisiin viisumitietojärjestelmään, ne ovat viisumiviranomaisten ja viranomaisten, jotka ovat toimivaltaisia ​​suorittamaan viisumitarkastuksia ulkorajoilla ja jäsenvaltioiden sisällä, sekä jäsenvaltioiden maahanmuutto- ja turvapaikkaviranomaisten käytettävissä.

Syynä tähän on se, että viranomaiset voivat tarkistaa, täyttyvätkö jäsenvaltioiden alueella laillisen maahantulon ja laillisen oleskelun edellytykset, määrittää, ketkä henkilöt eivät täytä tai eivät enää täytä näitä ehtoja, tutkia turvapaikkahakemuksen ja määrittää, kuka on vastuussa tästä käsittelystä. Tietyin edellytyksin tiedot ovat myös jäsenvaltioiden nimettyjen viranomaisten ja Europolin saatavilla terrorismirikosten ja muiden vakavien rikosten ehkäisemistä, havaitsemista ja tutkimista varten.

Kun käytät palveluitamme, kuten haet Schengen-viisumia, BZ voi jakaa joitakin henkilötietojasi kolmansien osapuolten kanssa. Tämä tapahtuu maissa, joissa BZ käyttää ulkoisia palveluntarjoajia hakemuksesi käsittelyyn. Tätä varten ministeriö tekee yhteistyötä kahden yrityksen kanssa; TLScontact (vain Kiinassa) ja VFS Global (muualla maailmassa). Molemmat yritykset työskentelevät myös muille Schengen-maille Schengen-viisumihakemusten käsittelyssä. Schengen-viisumien (National Visa Information System) käsittelyssä BZ käyttää myös ulkopuolisia IT-alan osapuolia (prosessoreja) sekä käytetyn järjestelmän hallintaan että tarvittavan tietokonetilan isännöintiin. Nämä ulkopuoliset osapuolet sijaitsevat Utrechtissa ja Amsterdamissa. Kun jaamme henkilötietojasi käsittelijöille, varmistamme, että henkilötietosi on suojattu GDPR:n ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti kolmansien osapuoliemme kanssa tekemiemme käsittelysopimusten mukaisesti.

Jotta viisumihakemuksesi käsitellään mahdollisimman nopeasti ja hyvin, ulkoministeriö on ottanut käyttöön uuden työtavan, Information Supported Decision Making. Tietoa tukeva päätöksenteko perustuu viisumihakemuksesi tietojen vertailuun ministeriön ulkoasiainanalyysiympäristön (BAO) erityisesti suunnitellun ja suojatun tietokannan tietoihin.

Sinun oikeutesi
Sinulla on oikeus kysyä, mitä tietoja sinusta on tallennettu NVIS-järjestelmään (New Visa Information System), oikaista virheelliset tiedot ja pyytää tietojen poistamista, jos lain sallii GDPR:n määräysten mukaisesti.

Sinulla on myös oikeus kysyä jäsenvaltiolta, mitä tietoja sinusta on tallennettu VIS:ään (European Visa Information System).

Sinulla on oikeus oikaista virheelliset tiedot ja saada laittomasti käsitellyt tietosi tuhoutumaan.

Tietojesi säilytysaika
Tietojasi säilytetään NVIS:ssä, BAO:ssa ja VIS:ssä enintään 5 vuotta.

Voit ottaa yhteyttä:
Henkilötietojasi koskevissa kysymyksissä ja pyynnöissä ota yhteyttä ulkoministeriön, konsuliasioiden ja viisumipolitiikan pääosastoon (DCV), PL 20061, 2500 EB DEN HAAG.

Voit myös esittää henkilötietojen suojaa koskevan kysymyksen tai pyynnön kansalliselle valvontaviranomaiselle. Tämä on Hollannin tietosuojaviranomainen, PO Box 93374, 2509 AJ DEN HAAG.