Hoe word vertroulikheid van VFS Global vir 'n visumaansoek gereël?

Privaatheidsverklaring kort verblyf visum aansoek
Weergawe 1.2, 28 Maart 2022

Regsgrondslag en betekenis
Om te verseker dat die privaatheid van burgers voldoende gewaarborg word, is die Wbp (Personal Data Protection Act) in Mei 2018 vervang deur die Algemene Databeskermingsregulasie, wat van toepassing is op alle lande in die Europese Unie. Persoonlike data is inligting wat na 'n persoon teruggespoor kan word. Die doel van die wet is tweeledig, naamlik dat mense se persoonlike data versigtig hanteer word (insluitend die sekuriteit van daardie data) en dat daar deursigtigheid is. Laasgenoemde beteken dat elke burger sy of haar persoonlike data moet kan sien. Dit beteken dat dit bekend moet wees wie hierdie data insamel, vir watter doel en watter data dit betref.

Hoe hanteer die Ministerie van Buitelandse Sake (BZ) persoonlike data?
Juis omdat BZ se werk baie werk met persoonlike data van burgers behels, is dit belangrik dat jou privaatheid, as burger, beskerm word en dat ons in ooreenstemming met die GDPR werk. Hieronder sal jy vind hoe BZ dit doen.

Inligting oor jou visumaansoek
Hoekom vra ons vir data?
Om 'n visumaansoek te beoordeel, het ons jou inligting nodig. U voer hierdie inligting op 'n visumaansoekvorm in. Slegs die inligting wat nodig is, sal van jou aangevra word.

Deel jou data met derde partye
Hierdie data en die data wat verband hou met die besluit wat geneem is oor jou aansoek of 'n besluit om 'n uitgereikte visum te kanselleer, herroep of verleng, sal in die Nuwe Visa-inligtingstelsel (NVIS) en in die Europese Visuminligtingstelsel (VIS) ingevoer word.

Om jou visumaansoek behoorlik te assesseer, sal die persoonlike data wat op die visumaansoekvorm vermeld word, sowel as jou vingerafdrukke en die foto wat van jou geneem is, aan die bevoegde owerhede van die lidlande verskaf word vir 'n besluit oor jou visumaansoek. Selfs al word u data in die VIS gestoor, is dit toeganklik vir die visumowerhede en die owerhede wat bevoegd is om visumkontroles by die buitegrense en binne die lidlande, immigrasie- en asielowerhede in die lidlande uit te voer.

Dit is sodat owerhede kan evalueer of die voorwaardes vir wettige toegang en wettige verblyf in die gebied van die lidlande nagekom word, daardie persone kan identifiseer wat nie of nie meer aan hierdie voorwaardes voldoen nie, 'n asielaansoek ondersoek en bepaal wie verantwoordelik is met hierdie navorsing. Onder sekere voorwaardes is die data ook beskikbaar vir die aangewese owerhede van die lidlande en aan Europol vir die doeleindes van die voorkoming, opsporing en ondersoek van terroriste-misdrywe en ander ernstige misdaad.

Wanneer jy ons dienste gebruik, soos wanneer jy aansoek doen vir 'n Schengen-visum, kan BZ sommige van jou persoonlike data met derde partye deel. Dit gebeur in lande waar BZ eksterne diensverskaffers gebruik om die invordering van jou aansoek te verwerk. Die ministerie werk saam met twee maatskappye vir hierdie doel; TLScontact (slegs China) en VFS Global (res van die wêreld). Albei maatskappye werk ook vir ander Schengen-lande om Schengen-visumaansoeke te verwerk. By die verwerking van Schengen-visums (Nasionale Visa-inligtingstelsel), maak BZ ook gebruik van eksterne partye (Verwerkers) uit die IT-sektor, beide vir die bestuur van die stelsel wat gebruik word en vir die huisves van die rekenaarspasie wat hiervoor benodig word. Hierdie eksterne partye is onderskeidelik in Utrecht en Amsterdam geleë. Wanneer ons jou persoonlike data met verwerkers deel, verseker ons dat jou persoonlike data in ooreenstemming met die GDPR en hierdie Privaatheidsverklaring beskerm word deur die verwerkingsooreenkomste wat ons met ons derde partye gesluit het.

Om jou visumaansoek so vinnig en so doeltreffend moontlik te verwerk, het die Ministerie van Buitelandse Sake 'n nuwe werksmetode bekendgestel, Information Supported Decision Making. Inligtingondersteunde besluitneming werk op grond van die vergelyking van data van jou visumaansoek met die inligting vervat in 'n spesiaal ontwerpte en veilige databasis van die ministerie, die Buitelandse Sake Analise Omgewing (BAO).

U regte
Jy het die reg om te versoek watter data oor jou in die NVIS (New Visa Information System) gestoor word, om onakkurate data reg te stel en om data te versoek, indien wetlik toegelaat, in ooreenstemming met die bepalings van die GDPR.

Jy het ook die reg om 'n lidstaat te vra watter data oor jou in die VIS (European Visa Information System) gestoor word.

Jy het die reg om verkeerde data reg te stel en om onwettig verwerkte data van jou te laat vernietig.

Behoudtydperk van jou data
Jou data sal vir 'n maksimum van 5 jaar in die NVIS, die BAO en in die VIS gestoor word.

Jy kan kontak met:
Indien jy enige vrae of versoeke oor jou persoonlike data het, kontak asseblief die Ministerie van Buitelandse Sake, Direktoraat van Konsulêre Sake en Visumbeleid (DCV), Posbus 20061, 2500 EB DIE HAAG.

U kan ook 'n vraag of versoek oor die beskerming van persoonlike data by die nasionale toesighoudende owerheid indien. Dit is die Nederlandse Databeskermingsowerheid, Posbus 93374, 2509 AJ DEN HAAG.